10 советов по управлению временем

Тем, кто регулярно пропускает обеденный перерыв и часто не готов перед совещанием или дедлайном, следует поработать над своим временем. Чем более интенсивно вы занимаетесь этой темой, тем больше вы можете извлечь из нее пользу. Ниже мы выбрали для вас десять рекомендаций по управлению временем.

1. Используйте списки для планирования

Первый совет – записывать задачи в список дел. Данный совет имеет существенное преимущество, иначе вы будете думать об одном и не сможете сосредотачиваться на других темах. В списке вы должны как можно лучше задокументировать задачи, чтобы вы могли быстро воспроизвести ее, когда вернетесь к этому пункту.

В обилии инструментов, доступных для документации, нет четких рекомендаций. Каждый должен использовать то, что соответствует его привычкам. Это может быть классический блокнот, функция задач в Outlook или одно из многочисленных приложений с делами, доступных для смартфонов и планшетов.

Важно, чтобы вы действительно использовали только одну функцию, а не распределяли задачи по нескольким приложениям. Например, может быть полезно просматривать список и систематизировать его после каждого рабочего дня. Чтобы задачи оставались ясными, их следует разделить, например, на профессиональные и частные.

2. Избегайте многозадачность

Некоторые люди упорствуют в убеждении, что многозадачность делает их более продуктивными. Это миф! Люди всегда наиболее продуктивны, когда они концентрируются только на одной задаче.

3. Расставьте приоритеты

Если вы создали свой список дел, вам следует внимательно изучить его и отметить элементы с высоким приоритетом. Вы выполняете эти задачи, когда вам удобнее всего сосредоточиться на чем-то одном. Некоторые предпочитают выполнять важные задачи в начале рабочего дня, другие – непосредственно перед концом рабочего дня, когда их коллеги уже покинули офис.

4. Цели и сроки – модель SMART

Определите цели и сроки: чтобы успешно выполнять задачи и проекты и распознавать прогресс, вы всегда должны устанавливать сроки и формулировать цели. Если возможно, вы всегда должны планировать буфер для крайних сроков подачи заявок, иначе вы только подвергнете себя и свою команду ненужному стрессу, если произойдет что-то непредвиденное.

Что касается целей, рекомендуем вам придерживаться модели SMART, согласно которой цель должна соответствовать следующим критериям: конкретная, измеримая, ориентированная на действия, реалистичная и привязанная ко времени. Чтобы вы не терялись в мелочах повседневных задач, вам также следует включить в список долгосрочные дела. Таким образом вы зададите себе направление и сможете лучше сосредоточиться на важных вещах.

5. Оптимально используйте время

Каждый обязательно найдет в своей повседневной жизни периоды времени, которые он мог бы использовать более эффективно, например, по дороге на работу, во время занятий спортом или в душе. Советуем подумать о грядущем дне, например, о предстоящих проектах или целях. Или вы думаете о тех задачах, которые имеют наиболее высокий приоритет.

6. Записывайте время

Чтобы оптимизировать свое время, вы должны точно знать, на какие задачи вы его тратите и сколько именно времени вам потребуется. Звучит сложнее, чем есть на самом деле, потому что сейчас существует большое количество приложений для записи времени.

Любой, кто задокументировал свои задачи в течение одного или двух дней с помощью одного из специальных приложений, быстро распознает расточителей времени и сможет действовать. Большинство людей удивляются, когда видят, на какие задачи тратится их время.

7. Не откладывайте на потом

Откладывание незавершенных задач никого не продвигает вперед, поэтому не следует откладывать важные дела на несколько недель или готовить презентацию в последнюю минуту. Один из способов преодолеть свое слабое «я» – вознаградить себя после выполнения сложной задачи, например, перерывом на кофе, прогулкой или даже более приятным заданием.

8. Зарядка батарей

Многим это может показаться естественным, но особенно во время напряженных фаз вы должны напоминать себе об этом снова и снова. Успешное управление временем помогает, если вы регулярно питаетесь, занимаетесь спортом и высыпаетесь. Так вы позаботитесь о себе и сможете приступить к работе с полной энергией.

9. Не отвлекайтесь

Избавьтесь от отвлекающих факторов: будь то коллеги, электронная почта, социальные сети, текстовые сообщения или сотовые телефоны – в повседневной работе есть множество отвлекающих факторов. Любой, кто записал свои задачи с помощью одного из специальных приложений по регулированию времени, уже может определить и предпринять меры в отношении факторов растраты времени, таких как программа электронной почты. Например, вы можете проверять электронную почту только в определенное время, переводить мобильный телефон в беззвучный режим в рабочее время или носить наушники, чтобы заглушить раздражающий офисный шум.

Чтобы вас не отвлекали во время напряженных задач, вы можете, например, незадолго до этого зайти к боссу. Затем вы говорите, что собираетесь начать что-то, что требует полного внимания, и спрашиваете, не хочет ли ваш менеджер заранее обсудить другие вещи. Так что после этого вы сможете спокойно работать.

10. Делегирование задач

Одна из самых частых потерь времени – делегировать слишком мало задач сотрудникам и слишком много делать самому. Вы должны отказаться от незначительных задач, чтобы сосредоточиться на своих приоритетах и освободить время для новых и важных приоритетов. Руководящее звено, которое делегирует задачи, должно знать сильные и слабые стороны своих сотрудников. Если перед ними поставлена задача, следует четко определить ожидания, цели и сроки.

Как и в случае с вашим собственным тайм-менеджментом, вы также планируете буфер на случай непредвиденного. Пока задача выполняется, вы доступны сотруднику для вопросов; для более крупных задач вы разговариваете друг с другом после того, как достигли промежуточных шагов.

В конечном итоге тайм-менеджмент может быть успешным, если вы знаете свое расписание досконально. Те, кто определил свои личные потери времени, найдут способы их избежать. В этом вам помогут многие инструменты и приложения. Вам решать, как найти правильный путь, а затем последовательно следовать по нему.